SPECTRA · схемы процессов

Как работать с доской схем

На доске два слоя. «Карта компании» — вся компания на одном экране: отделы, должности, кто кому подчиняется, через какие отделы идут процессы и где есть вопросы. «Процесс» — схема одного процесса шаг за шагом: кто что делает и в каком порядке. Слои переключают кнопки вверху слева.

Карту не рисуют вручную. Доска собирает её из двух частей: из отделов и должностей (их заводят во вкладке «Отделы и должности») и из схем процессов.

Главное правило: участник в схеме — это должность. Схема процесса разбита на полосы — по одной на каждого участника, который делает шаги. Такая полоса называется дорожкой. Название дорожки должно совпадать с названием должности во вкладке «Отделы и должности» или с одним из её «других названий». Тогда шаги дорожки попадут в отдел этой должности. Если не совпало, шаги окажутся «без отдела», и доска не полностью посчитает, кто кому передаёт работу.

Собрать карту компании: 7 шагов

Откройте компанию Войдите по логину и паролю. Вверху, рядом с надписью «SPECTRA · Схемы процессов», — Компания: … (4): открытая компания и в скобках, сколько их всего. Нажмите — откроется список всех компаний, открытая отмечена галочкой; выберите нужную. Доска запомнит её в этом браузере.
Новая компания: вкладка Компания → + Новая компания. У компании свои схемы, отделы и должности и карта.
Положите схемы процессов Слой Процесс → Новая схема. Можно Из Excel… (доска сама соберёт схему из регламента и отметит непонятные шаги красным), Из файла .bpmn… или Создать пустую.
В окне есть поле «В какую компанию» — выберите компанию клиента. Схему клиента никогда не кладите в «SPECTRA» или в другую компанию: её дорожки смешаются с отделами, должностями и картой другой компании.

Дорожки называйте должностями («Менеджер по продажам», «Кладовщик»), а не именами людей и не программами.

Схема лежит не в той компании? SPECTRA переносит её: слой «Процесс» → вкладка Компания → Перенести в компанию…. Вместе со схемой переезжают её версии и заметки.
Заведите руководство Слой Карта компании → вкладка Отделы и должности → + отдел. Название, например «Руководство», в поле «Кому подчиняется» оставьте — никому.
Затем + должность: «Директор», отдел «Руководство». Откройте отдел (нажмите на его строку) и в поле «Начальник» выберите «Директор».
Заведите отделы + отдел → в поле «Кому подчиняется» выберите руководителя, например «Директор — Руководство». Отдел встанет колонкой под ним.
Не оставляйте у обычного отдела «— никому». Как только в нём появятся должности, он переедет наверх, в ряд руководства.
Разложите должности из схем Вверху вкладки «Отделы и должности» есть блок Нашлось в схемах — добавить на карту?. В нём дорожки схем, для которых ещё нет должности, и число шагов в каждой. У каждой выберите отдел и нажмите Принять.
Если дорожка — это другое написание уже заведённой должности («Зав. складом» вместо «Заведующий складом»), не принимайте её. Откройте нужную должность и впишите это название в «Другие названия».

✕ скрывает предложение навсегда, вернуть его нельзя. Должность потом можно добавить вручную через + должность.
Укажите, кто кому подчиняется, и начальников Принятая должность создаётся без «Кому подчиняется»: откройте её и выберите руководителя. Откройте отдел и в поле «Начальник» выберите главную должность отдела. В список попадают только должности этого отдела, поэтому начальника назначают после того, как в отделе появятся должности.
Добавьте системы Системы — это программы, в которых работают (Битрикс24, 1С, WhatsApp, Excel…). Те, что нашлись в шагах, есть в том же блоке «Нашлось в схемах»: нажмите Добавить. Свою систему заведите через + система. Чтобы увидеть системы на карте, включите флажок системы над картой.

Готово. Проверьте карту по разделу «Как читать карту»: всё ли в своих отделах и где вопросы.

Добавить из материалов: надиктовать, вставить текст, загрузить файл

Кнопка Добавить из материалов — вверху карты компании. Процесс можно рассказать голосом, вставить текстом или загрузить файлом. Он появится на карте схемой, а новые отделы, должности и системы — во вкладке «Отделы и должности». Изменить голосом уже открытую схему — кнопка Надиктовать у края схемы (раздел «Чат с Claude»).

Окно работает с одной компанией — той, что открыта: вверху написано «Компания: «…»». Если сменить компанию, окно закроется, и материал не добавится. Только если Добавить на карту уже нажата, добавление закончится в той компании, для которой открывалось окно, — об этом скажет сообщение внизу экрана.

Выберите, откуда материал Диктовка — нажмите Начать диктовку и расскажите, как новому сотруднику: кто что делает, в каком порядке, что бывает «если…». Текст появляется в поле, его можно поправить руками. Текст — вставьте описание или регламент. Файл → Выбрать файл… — Word (.docx), PDF или Excel (.xlsx).
Нажмите «Разобрать» ИИ раскладывает текст на отделы, должности, системы и шаги процесса. Это может занять минуту-две: окно показывает, сколько прошло времени. Таблица в Word с колонками «Этап» и «Исполнитель» разбирается без ИИ, по тем же правилам, что Excel.
Проверьте предпросмотр Сверху написано «Будет добавлено в компанию «…»» — проверьте, та ли это компания. Под ней — как прочитан материал: «Таблица разобрана по правилам, без ИИ.» или «Текст разобрал ИИ — проверьте шаги и вопросы.» Ниже — что появится нового (снимите галочку, если это не нужно), что «Уже есть на карте — не дублируются», название процесса, его шаги и вопросы ИИ.
В поле «Куда» — «Новая схема» или «Новая версия схемы «…»» одной из схем этой компании. Прежняя версия останется во вкладке «Версии», название схемы не меняется.
Нажмите «Добавить на карту» Схема появляется полосой на карте, новые должности — в своих отделах. Красным отмечены шаги без исполнителя и шаги с проблемой, о которой сказано в материале. Если в материале где-то названы срок или ответственный, красным будут и шаги без них. Вопросы ИИ — в заметках схемы. Это черновик: проверьте порядок шагов и развилки.

Excel (.xlsx) в этом окне собирается сразу, без предпросмотра, как «Новая схема → Из Excel…». Из таблицы Word и Excel появляется только схема: её дорожки, для которых нет должности, попадут в блок «Нашлось в схемах — добавить на карту?».

Что уже есть среди отделов и должностей, не меняется: ни отдел должности, ни кто кому подчиняется, ни начальник отдела. Если материал говорит иначе, предпросмотр предупредит: «Должность «…» уже есть на карте — её связи не меняются». Поменять их можно во вкладке «Отделы и должности».

Называйте должности, а не людей. «Менеджер по продажам передаёт заявку бухгалтеру», а не «Иван передаёт Сауле».

Перед отправкой в ИИ доска скрывает почту, телефоны, номера счетов и карт, ИИН/БИН и другие длинные номера. Не скрываются имена людей и даты — даты рождения тоже. Номера шагов, время, годы и суммы обычно остаются. Кроме текста в ИИ уходят только названия отделов, должностей и систем этой компании — без названия компании.

ИИ просят ничего не придумывать: если не сказано, кто делает шаг, исполнитель останется пустым — это шаг с вопросом.

«Клиент не разрешил ИИ для этой компании»: ИИ работает только с компаниями, у которых SPECTRA поставила отметку «Клиент разрешил ИИ (по договору)». Без неё диктовка, текст, PDF и Word без таблицы закрыты; таблицы из Word и Excel работают.
«ИИ не подключён»: На доске ещё нет ключа ИИ или он настроен неверно (тогда окно пишет, что не так). Всё остальное работает; скажите менеджеру SPECTRA.
«ИИ сейчас занят»: ИИ уже разбирает материал этой компании или сразу три материала других компаний. «…занят другими запросами» — лимит ненадолго заняли запросы, которые ИИ сейчас разбирает. Окно само проверит ещё раз примерно через минуту; можно нажать Проверить ещё раз.
«Лимит ИИ этой компании на месяц исчерпан» и «…осталось слишком мало для разбора материала»: У доски есть лимит расходов на ИИ в месяц, и у каждой компании — своя доля. Когда доля компании кончилась («…исчерпан») или её не хватает на разбор обычного материала, около 10 000 знаков («Лимита ИИ этой компании на месяц осталось слишком мало для разбора материала»), ИИ закрыт только для этой компании. «Месячный лимит ИИ исчерпан» и «Месячного лимита ИИ осталось слишком мало…» — то же про общий лимит доски. Лимиты обновляются 1-го числа; поднять их может SPECTRA. У внутренней компании «SPECTRA» своей доли нет — её ограничивает только общий месячный лимит.
«На такой длинный текст лимита ИИ не хватает»: Остатка лимита хватит только на текст покороче — под полем окно пишет, примерно на сколько знаков. Сократите текст или разбейте его на части и добавьте их по очереди. За отказ ничего не списывается.
Остановить разбор или закрыть окно: Остановить разбор, Esc, Отмена или закрытая страница останавливают запрос к ИИ, на карту ничего не добавится. Но запрос уже стоит денег: в лимите он учитывается с запасом, как будто ИИ дописал ответ до предела. Не закрывайте окно «на всякий случай» — дождитесь предпросмотра.
Диктовка: Работает в браузерах, которые сами распознают речь (Chrome, Edge, Safari). Звук уходит на распознавание компании, которая делает браузер (например, Chrome — в Google, Safari — в Apple), — это допустимо, только если клиент разрешил ИИ. В других браузерах включите диктовку системы и говорите в поле: на Windows — Win+H, на телефоне — микрофон на клавиатуре.
PDF: Текст PDF читается в вашем браузере и попадает в поле на вкладке «Текст» — проверьте его, потом нажмите «Разобрать». Скан без текста не читается: перепечатайте или надиктуйте. Если в поле уже есть текст, окно спросит: «Добавить текст PDF в конец» или «Заменить текст в поле». Если текст не поместился, окно скажет, какие страницы попали в поле.
Очень большой или повреждённый PDF может надолго занять браузер телефона или закрыть вкладку. Сохраните из него только нужные страницы отдельным PDF. Чтение можно остановить кнопкой Остановить чтение, через 90 секунд оно останавливается само.
«Ответ ИИ не поместился — разбейте материал на части»: ИИ записывает весь процесс в один ответ, и у ответа есть предел: длинный регламент на сотни шагов в него может не поместиться. Разбейте материал на части. Длинную таблицу лучше загрузить файлом Word или Excel: по правилам читается до 500 шагов.
Пределы: Текст — до 50 000 знаков (около 25 страниц), Word — до 4 МБ, PDF — до 10 МБ и 100 страниц; за раз — до 50 отделов, 150 должностей, 50 систем и 500 шагов. Больше — разбейте на части.

Как читать карту

Ряд руководства (сверху): Должности отделов, которые никому не подчиняются. Подпись над рядом — название такого отдела.
Колонки: Отделы. Каждая стоит под руководителем, которому подчиняется. Внутри — должности и сколько у них шагов в схемах; у начальника отдела пометка «начальник».
«вопросов: N» и красная рамка: В отделе есть шаги с вопросами: их надо уточнить.
«↔ N»: Сколько раз работа переходит между этим отделом и другими (по схемам).
Пунктирные колонки: «Без отдела» — должности, у которых не указан отдел. «Без руководителя» — отдел, который никому не подчиняется и в котором ещё нет должностей.
Нажмите на отдел: Появится, с кем он работает: пунктирные линии с кружками-числами и пометками «передаёт» / «получает». Справа откроется вкладка Кто с кем работает со списком. Пункт списка раскрывает шаги, а шаг открывает схему прямо на нём. Снять выбор: ещё раз нажать на отдел, Esc или нажать на пустое место.
«Процессы» (внизу): Одна полоса на каждую схему. Кружки на полосе показывают, сколько шагов процесса в каждом отделе. «без отдела: N» — шаги, дорожки которых ещё не разложены по должностям. Красным — «N шагов с вопросами». Нажмите на полосу, и откроется схема.
Управление: Флажки кто кому подчиняется, кто кому передаёт работу и системы показывают и прячут линии и системы на карте. − + и колесо мыши меняют масштаб, перетаскивание фона сдвигает карту, Вся карта показывает её целиком. На телефоне: один палец двигает, два меняют масштаб.

Чтобы карта считала правильно

Название дорожки = должность. Большие и маленькие буквы, «ё» и лишние пробелы не важны, всё остальное важно: «Менеджер продаж» и «Менеджер по продажам» — разные названия. Варианты написания вносите в «Другие названия» должности.
Переименование должности во вкладке «Отделы и должности» переписывает дорожки с её названием во всех схемах компании: у каждой такой схемы появляется новая версия. Старое название остаётся среди «других названий».
Шаг с вопросом — шаг с красной рамкой (так импорт из Excel отмечает непонятные шаги), шаг в дорожке «Исполнитель не указан» или шаг вне дорожек. Обсуждайте их в заметках: выделите шаг на схеме → вкладка «Элемент» → Новая заметка. Решённое отмечайте «решено». Поставить или снять красную рамку: выделите шаг → Цвет в меню рядом с ним → Красный — шаг с вопросом или Без цвета.
Системы берутся из описания шага, строки «Ресурсы:» (её заполняет импорт из Excel; поправить её можно во вкладке Свойства). Если такой строки нет, читается всё описание.
Кто кому передаёт работу, доска считает, только когда оба шага разложены по отделам. Пока много шагов «без отдела», линий на карте меньше, чем на самом деле.

Редактор схемы: свойства, цвет, проверка

Версии и файл: Схема сохраняется сама — справа над схемой написано «Все правки сохранены». Хранится 100 последних автосохранений. Чтобы версия хранилась навсегда, отметьте её: Детали → Версии → Отметить эту версию — доска спросит название, например «согласовано», и версия появится в списке. Меню Файл: Открыть файл (.bpmn в эту схему), Скачать .bpmn и Переименовать схему — новое название сразу видят все. Длинное название в списке схем обрезается, целиком его видно в подсказке. Число рядом со списком схем — открытые заметки этой схемы.
Регламент и таблица шагов: В меню Файл: Скачать регламент (Word) — документ для тех, кто не читает схемы: участники и шаги по порядку («3. Бухгалтер — проверить оплату»), развилки словами «если…, то…», заметки к шагам; Скачать таблицу шагов (Excel) — то же таблицей: шаг, кто выполняет, условие, что дальше. Берётся схема такой, какая она сейчас на экране.
Показать: Файл → Показать (презентация) (и на схеме, и на карте компании) открывает компанию на весь экран, как слайды: сначала карта, потом каждая схема. Листайте стрелками ← и → (или кнопками вверху), Вся схема показывает схему целиком, Esc или Закрыть возвращают на доску. Ничего не меняется.
Свойства: Нажмите на шаг или другую фигуру, откройте Детали → вкладка Свойства справа: название, описание (строка «Ресурсы: …» — системы шага для карты), таймер, сообщение, условие стрелки из развилки, путь по умолчанию. Всё сохраняется само, как и правка на схеме. Если коллега сохранил схему, пока вы печатаете в поле, его правка не загрузится поверх вашего текста, и ваши правки тоже ждут: вверху написано «Ждём, пока вы допишете поле — сохраним сразу после». Как только вы выйдете из поля или 3 секунды ничего не напечатаете (и не позже чем через 20 секунд), обе правки соединятся и сохранятся, а курсор останется в поле. Если закрыть или свернуть вкладку, написанное сохранится сразу.
Палитра: шаги, развилки и другие фигуры: Слева — палитра фигур: шаг, развилка (ромб), начало и конец процесса (кружки) и другие. Последняя кнопка палитры (…, клавиша N) — любая фигура схемы; … в меню рядом с выделенной фигурой (клавиша A) — добавить следующий шаг. В обоих меню есть поиск: начните печатать, например, «таймер».
Проверить схему: Кнопка в правом верхнем углу схемы. Включённая проверка ставит значки там, где схема нарисована не по правилам (это правила BPMN — общепринятого способа рисовать схемы процессов, те же, что в тренажёре Spectra Learn); нажмите на значок (или наведите на него мышь), чтобы прочитать замечание простыми словами. Нажмите кнопку ещё раз — значки скроются. Проверка схему не меняет.

Чат с Claude, «Детали» и удаление схемы

Эти кнопки есть на слое «Процесс». Справа у полотна — Детали, Claude и Надиктовать. Панель справа по умолчанию закрыта, и схема занимает всю ширину. Закрыть панель — крестик в ней или клавиша Esc. Доска помнит в этом браузере, открыта ли панель и какая вкладка. На телефоне панель открывается поверх схемы.

Детали: Всё, что раньше было справа: Элемент, Свойства, Заметки, Версии и Компания. Число на кнопке — открытые заметки схемы. Если выбрать шаг, пока панель закрыта, она сама не откроется: нажмите Детали.
Claude: что он видит: Нажмите Claude — откроется чат этой схемы. Claude видит открытую схему по шагам, выделенный шаг, а также отделы, должности и системы компании и последние 20 сообщений чата. Почту, телефоны и номера счетов он не видит — доска их скрывает; имён людей из входа он тоже не получает. Чат работает и у компаний без отметки «Клиент разрешил ИИ»: схема и названия из карты уходят в Claude (Anthropic), поэтому право на это должно быть закреплено в договоре с клиентом.
О чём его просить: Объяснить схему, найти слабые места или изменить её, например: «после шага 2 добавь «Проверить оплату» — бухгалтер», «исправь опечатки везде», «сделай из возврата развилку», «упрости». Claude сразу делает правку и коротко пишет, что сделал, — подтверждать не нужно: если вышло не так, нажмите Отменить правку. Вопрос он задаёт, только если без ответа правку не сделать, и тогда один. Короткое «да» или «сделай» после его предложения он выполняет сразу. Номера, которые вы видите на карточках, можно называть как есть («карточка 7») — Claude видит те же номера и найдёт шаг по номеру на карточке. В пустом чате есть три готовых запроса. Сообщение — до 4 000 знаков.
Номера карточек: После каждой правки Claude доска нумерует карточки подряд, без пропусков; «вернуться к шагу» и «завершить процесс» номеров не занимают. На «исправь нумерацию» Claude шаги не трогает — доска перенумерует карточки сама. Схема, добавленная из Excel, Word или «Добавить из материалов», сохраняет номера своей таблицы, пока её не поправит Claude. В регламенте (Word) и таблице шагов (Excel) стоят номера с карточек.
Чего Claude не может: Двигать фигуры и стрелки: схему раскладывает сама доска — заново при каждой правке Claude. На просьбу «выровняй» или «убери пересекающиеся стрелки» Claude вернёт тот же процесс без изменений, доска разложит его заново, а если стрелки пересекаются из-за возвратов назад, Claude предложит, какие из них убрать или заменить развилкой. Порядок шагов без вашей просьбы он не меняет.
Claude учится: правила компании: Скажите «запомни: …» — например, «запомни: шаги называем с глагола» или «запомни: счёт всегда выставляет бухгалтер», — и Claude ответит «Запомнил: …». Он запоминает и сам, когда вы поправляете его так, что это правило на будущее; разовые просьбы не запоминает. Правило действует во всех схемах этой компании, у всех её сотрудников. Список — Детали → Компания → Правила для Claude: там видно, кто и когда добавил правило, и можно Удалить лишнее или Добавить своё. Правил — до 50, каждое до 300 знаков; когда их 50, новое не добавится, пока не удалите ненужное. Почту и телефоны в правилах доска скрывает. Тот, кто открыл компанию только для просмотра, правила видит, но менять не может.
Claude правит схему сам: Если вы просите изменить схему, Claude меняет её сам, и доска сохраняет это новой версией «Claude: …» (во вкладке Версии она подписана «Claude (по просьбе <ваше имя>)»). У всех, кто открыл схему, она обновится сама. Перед отправкой доска сохраняет ваши несохранённые правки, поэтому они не потеряются. Если за эти секунды схему успел изменить коллега, Claude ничего не сохранит и скажет повторить просьбу. Шаги, к которым нет пути, и вопросы Claude выписывает под своим ответом; на схеме такие шаги отмечены красным.
Схема пересобирается заново: Правка Claude — это новая раскладка всей схемы слева направо, по дорожке на исполнителя. Поэтому ручная расстановка, цвета и всё, чего нет в шагах, пропадают; заметки остаются в схеме, но могут потерять привязку к шагу. Это видно в версии, и вернуть всё можно одной кнопкой.
Отменить правку: Под сообщением, в котором Claude изменил схему, есть Отменить правку. Она возвращает схему такой, какой она была до этой правки (в версиях появится запись «Возврат к версии …»). Каждая правка Claude и каждая отмена — отмеченная версия, а в схеме их хранится не больше 500: когда место кончится, доска скажет об этом, и придётся убрать лишнее на сервере.
Надиктовать: Кнопка Надиктовать у края схемы открывает чат с Claude и сразу включает микрофон. Скажите, что изменить, например «после проверки оплаты добавь шаг «Отправить счёт» — бухгалтер», и нажмите Отправить: Claude поправит открытую схему. Если браузер сам не распознаёт речь, чат откроется с курсором в поле — включите диктовку системы: на Windows — Win+H, на телефоне — значок микрофона на клавиатуре. Кнопка есть у тех, кто может править.
Голосом и вслух: Говорить — продиктуйте вопрос вместо того, чтобы печатать (кнопка есть, если браузер умеет распознавать речь; запись идёт на речевой сервис браузера — в Chrome это Google). Галочка Читать ответы вслух — Claude будет отвечать голосом; доска запомнит выбор.
Переписку видят все: У каждой схемы свой чат. Сообщения видит каждый, кто открывает схему, с именем автора и временем; новые приходят сразу. Хранятся последние 200 сообщений, старые уходят. Тот, кто открыл схему только для просмотра, читает чат, но писать не может.
Пределы: Пока Claude думает над схемой, второе сообщение к ней не принимается; на всей доске одновременно — не больше четырёх вопросов. Схему больше 2 000 фигур он не читает — «разделите её на несколько схем»; пересобрать он может до 500 шагов. Если запрос получается слишком длинным, Claude сначала теряет старые сообщения чата и часть карты компании, но схему и ваш вопрос видит всегда. Расходы на Claude общие с остальным ИИ доски и ограничены лимитом на месяц: когда он почти исчерпан, чат так и скажет — «Лимит Claude почти исчерпан» — и заработает снова 1-го числа. Нет связи или Claude занят — чат напишет об этом простыми словами, ничего не сохранив. Если на сервере нет ключа Claude, чат отвечает «Claude не подключён на сервере — сообщите SPECTRA».
Удалить схему: Файл → Удалить схему… (есть у тех, кто может править). Доска спросит подтверждение. Схема пропадёт у всех: из списка, с карты и из счёта схем компании, а у тех, кто её открыл, появится сообщение и откроется другая схема. Она не стирается совсем, а уходит в архив на сервере; вернуть её может только SPECTRA — напишите менеджеру и назовите компанию и схему. Claude в браузере (коннектор) схемы не удаляет.

Вход и доступ

На доску входят по логину и паролю: откройте доску, введите Логин — своё имя, например «Айдар», — и общий Пароль SPECTRA, нажмите Войти. Вход открывает все компании: они в списке «Компания: …» вверху, со всеми можно работать и вносить правки. Браузер помнит вход 30 дней; на чужом компьютере после работы нажмите на своё имя вверху справа → Выйти.
Логин — это имя, которое коллеги видят рядом с вашими версиями, заметками и в «Сейчас здесь». Другое имя — меню с именем → Выйти и войти с другим логином.
Пароль не пересылайте клиентам.
Сменить пароль: на экране входа — ссылка Сменить пароль (логин и текущий пароль), а на доске — меню с вашим именем вверху справа → Сменить пароль. Новый пароль — не короче 12 знаков. После смены все остальные входы закрываются, коллегам нужно войти с новым. Забыли пароль — его сбрасывает администратор SPECTRA на сервере.
Правки сохраняются сами, все видят их сразу.

Частые вопросы

Шаги попали «без отдела»: Название дорожки не совпало ни с одной должностью. Примите её в блоке «Нашлось в схемах — добавить на карту?» или впишите это название в «Другие названия» нужной должности.
Отдел уехал наверх, в ряд руководства: У отдела в поле «Кому подчиняется» стоит «— никому». Откройте отдел и выберите руководителя.
Не удаляется должность или отдел: Причина написана под кнопкой «Удалить»: у должности есть шаги в схемах, она начальник отдела или ей кто-то подчиняется; в отделе остались должности.
Где кнопка «Новая схема»?: Только на слое «Процесс».
Скрыл предложение по ошибке: Вернуть его нельзя: добавьте должность вручную через «+ должность».
Не удаляется компания: Удалить можно только пустую компанию: сначала перенесите схемы и уберите отделы, должности и системы. Удалённые схемы тоже считаются — их архив очищают на сервере: напишите в SPECTRA.